Organiser un événement

 

Pour bien préparer son événement et en faciliter le traitement

Retrouvez toutes les démarches à accomplir pour l'organisation de votre manifestation.

► Constitution du dossier :

Ce dossier doit impérativement être accompagné des documents suivants :

En complément, d'autres demandes complémentaires recensées ci-dessous peuvent être jointes au "dossier technique d'organisation d'une manifestation".  Il suffit de télécharger et compléter les formulaires mis à votre disposition.

Par ailleurs, des fiches thématiques et le guide de la vie associative de la Vienne vous sont proposés pour vous informer et vous aider dans vos différentes démarches.

► Demande d'appui logistique :

 

► Utilisation exceptionnelle de locaux :

► Organisation d'une buvette :

Une association qui souhaite mettre en place une buvette à l'occasion d'une manifestation doit obtenir une autorisation du Maire de la commune.

Pour obtenir cette autorisation d'ouverture de débit temporaire de boissons, la réglementation distingue deux types d'associations:

- les associations non sportives pour lesquelles les autorisations sont limitées à 5 par an et ne concernent que les boissons des groupes 1 et 3. La demande s'effectue en remplissant le formulaire de déclaration d'un débit temporaire de boissons de 1e ou 3e catégorie.

formulaire de déclaration d'un débit temporaire de boissons - 1e catégorie

formulaire de déclaration d'un débit temporaire de boissons - 3e catégorie

- les associations sportives qui peuvent obtenir jusqu'à 10 dérogations temporaires de 48h par an délivrées par le Maire pour les boissons des groupes 1 et 3.

Dans le cadre des manifestations sportives, l'association doit adresser au Maire une demande de dérogation d'ouverture d'un débit temporaire de boissons au plus tard 1 mois avant la date de la manifestation prévue. Ces demandes précisent la date, l'heure, le lieu et la nature des événements pour lesquels une dérogation est sollicitée ; elles feront l'objet d'arrêtés annuels de la commune.

Dans le cadre des manifestations autres, c'est la procédure des associations non sportives qui s'applique.

► Organisation d'une tombola, une loterie, un loto :

► Organisation d'une vente au déballage :

► Manifestations exonérées

► Déclaration des oeuvres :

Tout organisateur de spectacles ou de manifestations, avec de la diffusion musicale, doit s'acquitter des droits d'auteurs. Pour cela, il doit déclarer son projet et demander une autorisation préalable pour les œuvres interprétées. Ces droits seront versés à la SACEM ou à la SACD selon le type de diffusion.

Guides à disposition des organisateurs de manifestations

Guide de la vie associative

Destiné à faciliter les démarches et les recherches, ce guide édité par la Direction départementale de la cohésion sociale (DDCS 86) accompagne les bénévoles qui oeuvrent au sein d'une association

Guide à l'usage des organisateurs de manifestations

Destiné à accompagner les organisateurs dans leurs démarches pour respecter les réglementations en vigueur, appliquer les mesures de sécurité des différents types de manifestation, se conformer aux règles d'hygiène et de prévention (troubles à l'ordre public, casse de matériel, phénomènes météorologiques, protection des participants...), ce guide édité par la ¨Préfecture de la Vienne.

 

Pratique

 

►Recommandations Vigipirate

Vous organisez une manifestation ?

visuel vigipirate

La responsabilité de la mise en oeuvre des mesures de sécurité vous incombe. Prenez connaissance des recommandations à l'attention des organisateurs de manifestations recevant du public (circulaire préfectorale du 9 septembre 2016).

►Consultez le guide pratique pour les organisateurs d'événements festifs

Plus d'infos sur le guide Festi-Santé

►Optez pour les gobelets réutilisables gratuits

Vous organisez une buvette ?

visuel gobelet réutilisable

Utilisez les gobelets réutilisables ! C'est facile : vous réservez les gobelets, vous les emmenez et les rapportez lavés et séchés. C'est tout* !

Ces gobelets sont mis à disposition des associations gratuitement  par l'Agglo de Châtellerault pour éviter le gaspillage des gobelets plastiques jetables.

Contact : service prévention des déchets au 0 800 835 821 ou melissa.albert[@]capc-chatellerault.fr

*1€ est facturé par gobelet non restitué

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