Pour bien préparer son événement et en faciliter le traitement

Retrouvez toutes les démarches à accomplir pour l'organisation de votre manifestation.

► Constitution du dossier :

• dossier technique d'organisation d'une manifestation (pdf interactif - 1,7Mo) - mise à jour du 07/03/16

Ce dossier doit impérativement être accompagné des documents suivants :

• courrier de demande d'autorisaiton adressé au maire détaillant la manifestation
• dossier de déclaration de la manifestation (pdf - 03 Mo)dûment complété

En complément, d'autres demandes complémentaires recensées ci-dessous peuvent être jointes au "dossier technique d'organisation d'une manifestation".  Il suffit de télécharger et compléter les formulaires mis à votre disposition.

Par ailleurs, des fiches thématiques et le guide de la vie associative de la Vienne vous sont proposés pour vous informer et vous aider dans vos différentes démarches.

► Demande d'appui logistique :

• formulaire de demande de prêt de matériel (pdf interactif - 0,1Mo)

► Utilisation exceptionnelle de locaux :

• consignes d'utilisation exceptionnelle de locaux
• notice de présentation de sécurité et d'accessibilité
• formulaire de demande d'utilisation exceptionnelle de locaux

► Organisation d'une buvette :

Une association qui souhaite mettre en place une buvette à l'occasion d'une manifestation doit obtenir une autorisation du Maire de la commune.

• règlementation relative aux débits temporaires de boissons (en cours de refonte)
• en complément voir p 63 et 64 du guide de la vie associative

Pour obtenir une autorisation d'ouverture de débit temporaire de boissons, la réglementation distingue :

- les manifestations dans les installations sportives : seules les boissons sans alcool (1er groupe) peuvent être vendues. Une dérogation de 48h maximum peut être accordée par arrêté du Maire pour les boissons du 3e groupe au bénéfice des associations sportives agréées, sous réserve d'adresser la demande au moins 3 mois avant la manifestation (10 autorisations par an maximum).
- les manifestations hors des installations sportives : seules les boissons sans alcool ou du 3e groupe peuvent être vendues. La durée d'exploitation est limitée à celle de la manifestation, sous réserve d'adresser la demande au moins 15 jours avant (5 autorisations par an maximum).

Le formulaire suivant doit être rempli et adressé au service vie associative : demande d'ouverture d'un débit temporaire de boissons 1er ou 3e groupe

► Organisation d'une tombola, une loterie, un loto :

• règlementation relative à l'organisation d'une tombola, une loterie
• formulaire de déclaration en préfecture d'organisation d'une tombola ou d'une loterie (ne s'applique pas à un loto)
• en complément voir p 61 et 62 du guide de la vie associative

► Organisation d'une vente au déballage :

• règlementation relative aux ventes au déballage
• en complément voir p 43 et 44 du guide de la vie associative
• formulaire de déclaration préalable d'une vente au déballage (pdf interactif - 0,1Mo)

► Manifestations exonérées

• règlementation relative aux manifestations exonérées
• en complément voir p 62 du guide de la vie associative

► Déclaration des oeuvres :

Tout organisateur de spectacles ou de manifestations, avec de la diffusion musicale, doit s'acquitter des droits d'auteurs. Pour cela, il doit déclarer son projet et demander une autorisation préalable pour les œuvres interprétées. Ces droits seront versés à la SACEM ou à la SACD selon le type de diffusion.

• SACEM : déclaration en ligne du programme des oeuvres interprétées à effectuer 10 jours avant la manifestation
• SACD : envoi du bulletin de déclaration de spectacle vivant à effectuer 1 mois avant la manifestation

Guides à disposition des organisateurs de manifestations

Guide de la vie associative

Destiné à faciliter les démarches et les recherches, ce guide édité par la Direction départementale de la cohésion sociale (DDCS 86) accompagne les bénévoles qui oeuvrent au sein d'une association

• guide de la vie associative de la Vienne (pdf - 1,2Mo)

Guide à l'usage des organisateurs de manifestations

Destiné à accompagner les organisateurs dans leurs démarches pour respecter les réglementations en vigueur, appliquer les mesures de sécurité des différents types de manifestation, se conformer aux règles d'hygiène et de prévention (troubles à l'ordre public, casse de matériel, phénomènes météorologiques, protection des participants...), ce guide édité par la ¨Préfecture de la Vienne.

• guide à l'usage des organisateurs de manifestations (pdf - 5,7Mo)